Blog Ser.RP

Olá pessoal...

Esses dias não fiz atualizações no blog. Está meio corrido...

Nos posts abaixo, vocês irão encontrar quatro textos produzidos pelo Rodrigo Cogo, gerenciador do site Mundo RP.

Ele esteve em São Paulo para uma série de cursos.

Com a intenção de compartilhar informações provenientes das atividades no período de estudos, ele nos enviou quatro textos, em que faz uma síntese do conteúdo dos módulos.

Agradecemos ao Rodrigo pela atenção dispensada ao Blog Ser.RP e por difundir o conhecimento adquirido.

Uma boa leitura!!

Postado por Juliano Melo.

A mensagem de divulgação do Seminário de Endomarketing da International Business Communications – IBC (http://www.ibcbrasil.com.br/) era clara: desenvolva campanhas altamente eficazes e saiba como comprovar o retorno das ações por meio da mensuração de resultados. E as apresentações não fugiram da regra: a ordem agora na comunicação interna é monitoramento de impactos e contribuição efetiva para o negócio. O evento foi realizado no dia 23 de janeiro de 2008 no Hotel Meliá Tryp Paulista em São Paulo/SP e revezou experiências de seis profissionais dos mais variados segmentos: indústria de alimentação, banco, indústria farmacêutica, rede de lojas e de supermercados.

No processo de planejamento estratégico, responsáveis pela área têm-se debatido com a definição clara do que é “público interno”. A gerente de Assuntos Corporativos, Comunicação e Relações Institucionais da Bristol-Myers Squibb, Luciana Leite, estabeleceu: são os colaboradores, os estagiários, os terceirizados, parceiros estratégicos que desenvolvam trabalhos no ambiente da empresa, familiares de colaboradores e ainda ONG’s adotadas. Todavia, a abrangência é controversa, com maior ou menor inclusão de públicos estratégicos na previsão de trabalho dependendo da organização. De toda maneira, como diz Luciana, “o maior ativo de uma empresa hoje são as pessoas”.

Na esteira de um total foco nos objetivos empresariais, ela conjuga a todo instante os verbos alinhar, sintonizar e sincronizar. Neste caminho, entende planejamento em comunicação como uma atividade cíclica que permite flexibilidade para demandas do ambiente. Como etapas, indica a definição e refinamento de premissas (missão, visão, valores, objetivos e metas de negócio), diagnóstico situacional (ambiente interno e externo), modelagem estratégica (inter-relacionamento departamental) e modelagem financeira (plano financeiro-orçamentário). E, para que todos os momentos de comunicação e relacionamento tenham uma mensagem uníssona junto aos públicos, nenhum pode estar tratando de temas diferentes, que causem ruído. “Comunicação não é um setor de despesas, mas de geração de resultados, inclusive de vendas”, aponta.

ATITUDES - A ampla revisão de posicionamento do Unibanco foi tratada pelo seu Diretor Marcos Caetano, e não fugiu do enfoque de geração de resultados. Ele inicia com a sentença: “quando se pensa em endomarketing, é preciso ter em mente que o colaborador que compra a idéia da empresa gera valor para o negócio”. Assim, pesquisas com funcionários, clientes e não-clientes detectaram a tendência de diferenciar-se da percepção da categoria bancária e inovar no setor (desde o slogan “banco que nem parece banco”). Desde a comunicação de missão-visão-valores virou “Jeito Unibanco”, numa redação informal gerida pelo Comitê da Cultura, com representantes de todos os setores. Entre os trabalhos feitos, o conhecimento das melhores práticas de outras empresas e a elaboração de proposta das atitudes que deveriam ser comuns. Uma pesquisa qualitativa interna com 300 pessoas, e outra sondagem quantitativa pela intranet com mais de 8 mil colaboradores resultou numa série de atitudes para serem buscadas: boa ambição, meritocracia inquestionável (não gerar dúvida), liderança intelectual (curiosos, criativos, descontraídos), diferente de todos, descomplicado (objetividade, anti-burocracia), o melhor com os melhores (aprimoramento constante de processos), o que vale é o placar (buscar metas, controlar custos), sem frescura (informal e respeitoso), time é tudo (qualidade da equipe e das interrelações), e cabeça nas nuvens e pés no chão.

Alcançar 12 mil funcionários distribuídos em 400 lojas por sete estados não deve ser tarefa fácil. Pois o desafio é plenamente atingido por Ivone Santana, gerente de Relações Institucionais do Magazine Luiza. Ela relata o pioneirismo da rede, seja lançando uma loja virtual (ponto físico sem produtos, só com computadores) no início dos anos 90, ou fazendo a primeira liquidação fantástica do país alguns anos depois, e neste sentido também do uso de ferramentas. A TV Luíza, por exemplo, é a primeira rede corporativa nacional ao vivo, chegando a todos os pontos nas quintas-feiras, apresentada pelos próprios diretores, assim como a Rádio Luíza que recebe a equipe todas as manhãs. Idéias como o “Cheque-mãe”, valor mensal entregue para as funcionárias para custeio da formação educacional dos filhos, e o “Livro do Bebê”, uma encadernação que mostra como era o mundo no dia em que o filho do funcionário nasceu, afora espaços para registro do crescimento da criança, incrementam o envolvimento. “A grande força competitiva da empresa está no alinhamento das pessoas”, finaliza.

VIRADA – A Campanha Ano da Virada – acredita, faça e sorria em andamento na Seara Alimentos, sediada em Itajaí/SC, foi mostrada em detalhes pela gerente de Planejamento e Desenvolvimento de RH, Marcia Baena. Num setor em que há turn-over médio de 50% a cada ano, pode-se imaginar a dificuldade do trabalho. Ela detalhou todas as peças utilizadas, como adesivação de chão e porta, cartazes, outdoor interno, toalha de bandeja do refeitório, jingle, cartão de Ano Novo em pleno mês de junho, móbiles de teto e jornais-murais – produzidas pela agência gaúcha HappyHouse, da relações públicas Analisa Medeiros Brum. Foi feito ainda um congresso de desenvolvimento, aberta linha direta com o Presidente e feita adesivação de pontos de lazer, como mesa de ping-pong, verso de baralho de cartas e tabela do basquete. Márcia acredita que, para a área crescer, “é preciso trazer as ações pro campo da tangibilidade”.

Em termos de desafios, o caso da diretora de Endomarketing do Grupo HSBC no Brasil, Juliana Marques, não é diferente. Ela trabalha com 28 mil funcionários em 15 empresas de 560 municípios. Também por isto, tudo parte de um plano de negócios, demonstrando valor pra área sob quatro dimensões de análise: financeira, mercado/clientes, processos e aprendizado/ conhecimento. “Sem método, nós viramos fazedores”, constata. Neste sentido, até mesmo um manual de redação foi elaborado para alinhar todos os instrumentos internos de comunicação, afora a prática sistemática de realizar pesquisas e efetivamente utilizar os dados levantados para tomar decisões. Um exemplo foi o Mapeamento Cultural aplicado em 5 mil pessoas de 19 cidades, onde se perguntava até qual o filme e a música que lembravam a empresa como método para detectar sensações. Juliana mostrou a experiência com o “Blog do CEO”, que já está virando até um livro, para lembrar que as novidades tecnológicas impactam o cotidiano de todos. E completou: “blog causa uma mudança cultural sim”, referindo-se ao costume com a transparência, aprendizagem de dar e receber feedback e nível de participação crítica e propositiva da equipe.

O programa ainda contou com o detalhamento da campanha de incentivo de vendas 2007 do Grupo Pão de Açúcar, chamada “Varejo na Alma”, num trabalho para 66 mil funcionários de 560 lojas brasileiras, liderado por Luiza Souza e Andréa Aumond, respectivamente gerente e analisa interna de Comunicação da empresa. A ação anual, com apurações trimestrais, teve foco nas lojas independente de bandeira, premiação atrativa que chegou a R$ 15 milhões distribuídos em dinheiro e viagens para toda a equipe das lojas destacadas.

AGENDA IBC – Três seminários sobre comunicação abriram a agenda do IBC em São Paulo neste 2008: gestão de crises, responsabilidade social e endomarketing foram os primeiros temas, organizados sequencialmente para facilitar a presença de interessados de outros estados. As próximas ações envolvem a 8. Conferência Anual de Planejamento, Monitoramento e Mensuração de Resultados de Trade Marketing nos dias 20 a 22 de fevereiro e o Seminário Planejamento Orçamentário para a Comunicação Interna no dia 26.

Texto especial de cobertura do relações públicas Rodrigo Cogo (Conrerp RS/SC 1509), gerenciador do portal www.mundorp.com.br . Contato pelo rodrigo@mundorp.com.br.

Um dia inteiro de debates com sete palestrantes reconhecidos foi a proposta do Seminário Responsabilidade Social da International Business Communications – IBC (http://www.ibcbrasil.com.br/) realizado no dia 22 de janeiro de 2008 no Hotel Meliá Tryp Paulista em São Paulo/SP. E o resultado final foi bem além da chamada do evento. Afora alinhar os programas na área aos negócios da organização e fortalecer a marca ao investir em ações sociais, o desenvolvimento do temário levou a uma reflexão maior: tudo tem mais legitimidade quando faz parte do jeito de ser efetivo e cotidiano da empresa, e não como proposta de marketing.

A constatação pode não ser novidade para muitos, mas certamente tem impacto quando inserida no discurso e na prática das maiores empresas nacionais e multinacionais, o que acaba virando benchmarking para todo o país. Esta boa inspiração teve início com a gerente de Comunicação Corporativa da Hewlett-Packard, Valéria Café, através de uma sentença que se mostrou padrão em todas as apresentações: a cidadania precisa ser exercida de dentro para fora, onde os funcionários são os maiores multiplicadores. “O orgulho de trabalhar numa empresa cidadã é o maior motivo de retenção da equipe, mas é preciso também conhecimento, apoio e envolvimento de todos nos programas”, aponta, com a convicção de quem permite que quatro horas do expediente possam ser doadas para as atividades. No caso da HP, a desigualdade social do país é a mola propulsora dos projetos, aplicando tecnologia como estímulo de crescimento.

Márcia Vaz, Gerente de Responsabilidade Social e Sustentabilidade de O Boticário, mostrou o trabalho desenvolvido com as franquias da marca – são mais de 2000 lojas no Brasil. Para ela, uma política de investimento social privado deve ser fixa e não dependente de lucratividade. Ao lado disto, é preciso efetivar um processo de negócio sustentável eu permeie toda a organização primeiro, sem atribuir a um setor, grupo ou pessoa. E afirma: “RSE precisa ser entendida como transversal, porque está desde o recrutamento baseado na diversidade”. Na empresa, os filhos de funcionários têm programa de inclusão e sistema de bolsas de estudo.

Retomando a questão ética e após fazer um amplo apanhado histórico das políticas no setor, o gerente de RS das Lojas Renner, Jair Kievel, aposta em três grandes focos para o trabalho: garantir disponibilidade dos recursos naturais; respeitar limites da biosfera para absorver resíduos e poluição; e resolver a questão social, reduzindo a pobreza mundial. Ele sugere alguns critérios para definição das causas apoiadas, entre eles provocar uma mudança social significativa, gerar resultados mensuráveis, obter comprometimento dos dirigentes e colaboradores e ser perene. “A aprendizagem deve ser repassada a toda a cadeia produtiva interligada, exigindo o cumprimento de indicadores e procedimentos sustentáveis”, indica.

Pesquisas mostram como o tema é presente junto aos consumidores: 91% acreditam ser importante fazer ações de RS, 88% acreditam ser importante comunicar a responsabilidade social e 44% já compraram produtos relacionados a causas sociais. O case da Monsanto, defendido pela Gerente de Comunicação e RS, Cristina Rappa, trouxe a prática do enfoque, através do Cine Monsanto, da conservação do bioma Cerrado com defesa da onça pintada, Kit de envolvimento na causa para jornalistas, entre outras ações. Na mesma linha, o case das Tintas Coral com a gerente de Comunicação Corporativa, Sueli Freitas, divulgou o programa de reflorestamento na Reserva Tangará, o desenvolvimento de produtos amigáveis à base d’água, o programa de voluntariado e o Clube da Terra. Para ela, entre os vários benefícios gerados das políticas de RSE está o ganho de imagem com diversos públicos, integração entre funcionários, melhoria do clima organizacional e desenvolvimento de novas lideranças.

A moderadora do evento, socióloga Cristina Panella, encerrou a maratona de conhecimentos com explicações dos métodos avaliativos no segmento, com a experiência da CDN Estudos e Pesquisa como no caso do Relatório de Impacto Social (RIS). De uma fase inicial em que havia até aversão a falar em resultados, as empresas agora entendem como preponderante a medição de impactos. Ela detalha: “há preocupação com desempenho em eficiência (processo) e eficácia (alcance de resultados)”, por isto não deve haver constrangimentos em agregar valor à marca. Utilizando a nomenclatura pra embasar sua visão, Cristina diz que as ações são sociais porque atingem a sociedade, são empresariais porque devem ser impulsionadas pelas áreas de competência da empresa e são responsáveis porque agem como transformadoras sociais.

Enquanto a imagem reflete uma percepção de curto prazo e é baseada no impacto da comunicação, a reputação reflete uma percepção sustentável a longo prazo, cuja densidade é gerada pelos relacionamentos. Uma frase de Philip Kotler sustentou o pronunciamento – “toda empresa funciona num meio ambiente de públicos”, o que evidencia a importância da administração de percepções, sobretudo gerando mudanças. Para tanto, ela elenca alguns indicadores possíveis, dependendo do projeto: custo “per capita” da ação, índice de permanência do público no projeto, metodologia participativa na tomada de decisões, metas realizadas, modificações na renda familiar média, na escolaridade familiar e nas atividades de lazer e ainda criação de agentes multiplicadores das ações iniciadas.

COMUNICAÇÃO – A série de eventos de Comunicação do IBC iniciou pelo seminário Gestão de Crises no dia 21 de janeiro, teve continuidade com as palestras sobre RSE e encerra com o seminário Endomarketing no dia 23. A agenda da instituição, contudo, prevê várias outras atividades neste verão. Nos dias 20 a 22 de fevereiro, acontece a 8. Conferência Anual de Planejamento, Monitoramento e Mensuração de Resultados de Trade Marketing. Já no dia 26, é a vez do Seminário Planejamento Orçamentário para a Comunicação Interna, buscando tratar de técnicas para mensurar resultados e captar mais investimentos na área. Para março, já foi confirmado um seminário sobre gerenciamento de blogs corporativos.

Texto especial de cobertura do relações públicas Rodrigo Cogo (Conrerp RS/SC 1509), gerenciador do portal www.mundorp.com.br . Contato pelo rodrigo@mundorp.com.br

Com um apelo bastante atrativo, convocando para elaboração de um eficaz planejamento preventivo e para aprender a fortalecer o relacionamento com a imprensa com minimização de riscos para a imagem corporativa, o Seminário Gestão de Crises da International Business Communications – IBC (www.ibcbrasil.com.br) apresentou uma unanimidade: um trabalho de êxito no setor começa com o funcionário. O evento foi realizado no dia 21 de janeiro de 2008 no Hotel Meliá Tryp Paulista em São Paulo/SP, reunindo profissionais de grandes empresas nos relatos de caso e na platéia.

O moderador da mesa Paulo Andreoli, presidente da Andreoli MS&L, começou sem fazer rodeios: “a imagem é o reflexo das atitudes e valores”. Neste ínterim, crises diplomáticas, crises de idoneidade, crises fabricadas influenciam diretamente na percepção do público, e para evitá-las ou saber como enfrentá-las, indica a categorização da potencialidade de ocorrência de cada situação, onde se deve diferenciar o que é “possível” do que é “provável”. Valdeci Verdelho, vice-presidente da mesma agência, deu continuidade ao enfoque, conceituando que crise de imagem é uma situação anormal de conhecimento público. Tem o poder de desorganizar o funcionamento, afetar relações, comprometer carreira dos executivos, onerar com processos judiciais e deixar heranças na memória coletiva. “Primeiro ponto é a modulação do ambiente externo com a capacidade de adequação interna. Dessa desajuste surgem as crises”, aponta. Afinal, como diz a Gerente de Comunicação da Bayer Cropscience, Claudia David, a capacidade de gerenciar uma crise depende do que foi feito e praticado num período normal prévio.

Como elementos profiláticos, sugere-se o reconhecimento de vulnerabilidades, histórico de boas relações, comprometimento e investimento em prevenção e permanente respeito à opinião pública. As escalas de repercussão de uma crise quase sempre iniciam previstas pelo board da empresa, que não toma providências, e vai para os comentários de funcionários, chegando então à comunidade e à imprensa e desencadeando versões, fatos e rumores. Verdelho reitera: “a falta de informação gera o vazio, e abre espaço para boatos e desinformação, e com isto surge o oportunismo, a má fé, ações da concorrência e a desorientação dos aliados”. Daí que sempre se diz que a corrida contra o tempo é o ponto mais crítico destas situações.

O pico da crise vai depender da extensão de alguns vetores, como contexto, número, notoriedade, falhas, repercussão na imprensa. Alguns agravantes no setor são a espetacularização da notícia, com priorização do sensacionalismo, exploração exaustiva, invasão de privacidade, fabricação de acontecimentos, mitificação de personagens (herói e vilão, vítimas e culpados), fragmentação da realidade. E concorre para este tipo de panorama, segundo Verdelho, a atuação das assessorias, cujas mensagens não têm sido baseadas na incisividade, na abrangência de interesses, defendendo princípios e buscando um clima de tranqüilidade. “Usar estatísticas nestes momentos, não adianta”, destaca, aconselhando ser sempre sensível à emoção dos familiares e envolvidos e não ceder à idéia de chamar prioritariamente os advogados, por ser incorreto pensar numa visão legalista. Normalmente, a área jurídica sugere não lamentar ou solidarizar-se com as vítimas, porque seria um reconhecimento de culpa. Para Geovane de Morais, Gerente de Comunicação Institucional da Petrobras, haveria um traço cultural no país para esconder os acontecimentos, mas uma história de transparência seria a única sustentação para a crise. “A sinceridade com os públicos é o mínimo que se pode empreender, porque viabiliza as negociações posteriores”, diz, lembrando de erros passados de sua organização neste caminho.

ÉTICA - O Gerente de Relações Institucionais da Vivo, Fernando Poyares, relatou vários casos de empresas onde trabalhou, sempre sob o ponto-de-vista do conceito: crises previsíveis (relacionadas com atividades intrínsecas da companhia, com razoável domínio das possibilidades), crises pontuais (não previsíveis mas possíveis) e crises recorrentes (quando a memória coletiva reativa o problema). De toda maneira, aposta: “valores amplamente definidos criam um lastro na crise, por conta de uma estrutura de reputação que permita a crença em um diálogo”. Ele mostrou resultados de pesquisa da Interscience 2006, em que cidadãos apontaram o que interfere na reputação corporativa, sendo 100% o respeito pelo consumidor e 88% a ética. Neste sentido, Paulo Andreoli completa: “os jornalistas e relações públicas não podem prevaricar a verdade com suas funções. O dia em que se fizer isto, se está abandonando os conceitos destas profissões”, sendo que haveria tentações diárias de subversão ética no gerenciamento de crises.
A tarefa desta comunicação cabe a um porta-voz, cuja atuação e empatia é relevante, porque fala para uma diversidade de públicos com compreensões distintas. E ele deve seguir uma agenda própria, e não guiada pelos interesses da mídia. Já para a gerente da Bayer, seria negativo ter um único porta-voz, mas sim apontar a melhor pessoa para cada tipo de demanda, ainda que sob uma gestão integrada. Cláudia organizou um workshop com 65 executivos simulando cases de crise e seus desdobramentos ao longo de determinado tempo para fazer um treinamento completo, incluindo secretárias, telefonistas e vigilantes. “Mas acima de tudo o erro mais comum é acreditar que a relevância não esteja no pleno atendimento das vítimas”, complementa Verdelho.

O planejamento é a base da ação para Adalgiso Telles, diretor de Comunicação e Marketing Corporativo da Bunge. Com ele, para cada um dos riscos já há uma atuação pré-formatada específica. Formação de um comitê é outro passo mínimo e estruturante, mas sugere separar funções de gestor da crise de comunicador da crise: o primeiro seria o agente estratégico coordenador do processo (podendo até ser o porta-voz), e o segundo trabalharia ativa ou reativamente com as demandas dos públicos afetados ou interessados, enquanto um comitê local trataria de questões técnicas. “Mas muito cuidado com a inação, em que providências técnicas precisam ser tomadas e acabam esperando o aval do comitê”, alerta.

FEVEREIRO – A IBC Brasil, na área da comunicação e marketing, já acertou agenda para fevereiroem São Paulo. Nos dias 20 a 22, acontece no Estanplaza Ibirapuera a 8. Conferência Anual de Planejamento, Monitoramento e Mensuração de Resultados de Trade Marketing, com série de palestras, estudos de caso e dois workshops – um com o mesmo título do evento, e outro sobre Shopology: uma análise do comportamento do consumidor como questão fundamental no posicionamento do produto no PDV. Já no dia 26, é a vez do Seminário Planejamento Orçamentário para a Comunicação Interna, buscando tratar de técnicas para mensurar resultados e captar mais investimentos na área, marcado para o Hotel Sonesta Ibirapuera. Para março, já foi confirmado um seminário sobre gerenciamento de blogs corporativos.

EM TEMPO – Se existe um diferencial forte nos eventos IBC, afora a qualidade dos pronunciamentos e experiências repassadas, é a composição por pequenos grupos com ampla interação com os palestrantes, além da origem quase absoluta dos participantes: as maiores empresas nacionais e multinacionais. Estas características formatam uma proposta realmente potencializadora, onde o relato e a aprendizagem podem partir de qualquer lado, com garantia de interesse e proveito.

Texto especial de cobertura do relações públicas Rodrigo Cogo (Conrerp RS/SC 1509), gerenciador do portal www.mundorp.com.br . Contato pelo rodrigo@mundorp.com.br

Já se sabe que o amadorismo não cabe mais em nenhum setor de negócio, diante de tanta competitividade local e possibilidade de comparação e benchmarking globalizado. Mas no caso do setor de planejamento, organização e realização de eventos, a situação é ainda mais drástica. Foi essa a sensação que permaneceu entre os participantes do primeiro curso de 2008 da agenda do consultor Paulo Celso de Bruin, ocorrido no Paulista Wall Street Hotel em São Paulo/SP na última quinzena de janeiro. Foram 24 participantes de seis estados durante um final de semana de intenso treinamento, evidenciando a troca de informações. Independente da experiência prévia de cada um, a convicção geral obtida no curso “Gestão de Eventos” é que o segmento exige alto profissionalismo, numa atenção extrema a uma série de detalhes – afora as exigências, tanto do público quanto dos contratantes, por idéias geniais e diferenciadoras a todo instante. Profissionais de Relações Públicas e de Turismo saem na frente nesta corrida, mas também não prescindem de muitos cuidados.

A apostila de 141 páginas e o CD-Rom auxiliar entregues mostram o detalhamento técnico exigido para uma boa atuação. Logo na abertura, Bruin dá o tom da competição: segundo o Anuário Brasileiro das Promotoras e Organizadoras de Eventos em fase de produção por sua consultoria, existe 6 mil empresas na área, responsáveis por 319 mil eventos/ano no Brasil. Claro que o conceito da palavra é amplo: do latim “eventu”, adota o sentido de “acontecimento”, iniciativa que tenha o objetivo de reunir pessoas para finalidades diversas, como comemorações, festividades, troca de conhecimento, intercâmbio cultural – o que demonstra também a amplitude de possibilidades de trabalho e das chances de especialização. O curso enfoca com maior ênfase o mercado de feiras e congressos técnicos, ainda que se possa aplicar as ferramentas em outros nichos da área.

CONTRATO – Uma das grandes deficiências no ramo é centrar as tratativas no campo verbal, sem oficialização impressa de atribuições, prazos e valores. Os documentos, seja da agência organizadora para com o contratante, seja também para o negócio com inúmeros fornecedores intervenientes no processo, contêm uma estrutura básica – identificação das partes, objeto, pagamentos e parcelas, obrigações da contratante e da contratada, cláusulas de multa e rescisão, foro, assinaturas e testemunhas em cartório. “Não existe prestação de serviço sem contrato”, sentencia o ministrante, sem temer que a burocratização possa afastar clientes. Afinal, não é o momento da informalidade, sendo que sugere a abertura de conta bancária específica para trâmite dos recursos captados, contribuindo para a confiabilidade do relatório final.

Uma segunda etapa reside no estabelecimento de cronograma de tarefas com prazos e responsabilidades, em tabela onde conste a data final de entrega ou finalização de cada parte, com pequenas folgas para imprevistos, incluindo a marcação de reuniões entre promotor e contratante para evitar dispersão futura ou constantes chamadas que tumultuam o trabalho de campo. Aprovada a planilha, um desmembramento pode ser feito, onde minúcias são bem-vindas para não escapar nenhuma necessidade operacional.

Na orçamentação, Paulo indica a tomada de preço com três fornecedores, sendo que a apresentação ao cliente acontece com valores retirados da média dos retornos obtidos. Com as alterações econômicas em geral, ou diante da possibilidade de fechamento de convênios e permutas posteriores, este procedimento permite flexibilidade na contratação futura de cada fornecedor.

Para atividades de repasse de conhecimento, seja na forma de seminários, congressos, painéis – cuja diferença terminológica ele sugere saber e aplicar, ao contrário do que se vê hoje no mercado (o portal Mundo-RP tem seção específica com os conceitos de cada tipo de evento) – a montagem do programa temático é o ponto principal. Ele indica previsão de atividades diferenciadas e simultâneas para motivação dos participantes e mesmo aumento de inscrições e da capacidade de absorção de pessoas, sempre lembrando de constar aviso de possibilidade de alteração de palestrantes a qualquer tempo e sem aviso prévio, dadas as normativas do Código de Defesa do Consumidor. “O programa de atividades do evento é o item mais estimulador, é o input inicial fundamental e merece atenção”, destaca. E complementa: “cases não podem faltar”.

PESQUISA – A observação atenta das necessidades do público-alvo do evento é condição para seu sucesso. Então, o treinamento partiu para a abordagem da relevância das pesquisas para várias determinações cruciais na aceitação futura do empreendimento: através de levantamentos mercadológicos via pesquisas quantitativas e qualitativas, incluindo ainda fontes como jornais e revistas gerais e específicas do segmento em questão. Diretrizes como cidade, local, temário, ministrantes, atrações extras, formato de atividades e sua duração e forma provável de deslocamento são obtidas com um questionário, cujos resultados permitem consultar órgãos locais, regionais e estaduais sobre calendário de outros eventos concorrentes, fazer pré-bloqueio de hotéis e sugerir estrutura da temática básica. O nível de retorno da sondagem pode ser melhorado mediante a oferta de alguma vantagem, como desconto ou preferência na inscrição posterior para os respondentes. Em ações de maior longevidade, pesquisas pós-evento do ano anterior também devem ser consideradas.

O conjunto de dados obtido com as pesquisas gera projetos específicos de apresentação institucional da empreitada e de sua captação de recursos junto a empresas e órgãos financiadores. O projeto de venda deve ser curto: o que é o evento, quem promove e quem organiza com pequeno histórico, perfil do público a ser atingido, esboço das peças gráficas com tiragens e características, valor e forma de pagamento proporcional ao retorno promocional ofertado. Este documento deve ser entregue pessoalmente – o instrutor condena o envio indiscriminado por email ou correios – e se possível apresentado em tempo não superior a 40 minutos.

EXPOSIÇÕES - As exposições constituem uma força extra ao evento técnico, e muitas vezes salvam o financeiramente, mais ainda quando podem transformar-se em feiras – o que demora em média de 3 a 5 anos -, abertas à visitação externa e com comercialização nos stands. Todavia, este formato de evento requer um outro rol de tarefas que mereceram atenção do ministrante. Em resumo e como exemplo, seriam:

- paralelamente à marcação de piso dos stands, abertura de uma Sala de Segurança, do Centro de Atendimento ao Expositor e da enfermaria com UTI móvel;

- encaminhamento para fiscalizações diversas, com ou sem pagamento de taxas, como ART recolhida pelo CREA, certificados expedido pela ANVISA para praças de alimentação e pela Polícia Federal para empresas de vigilância, além de alvará do Corpo de Bombeiros, laudo de arquibancadas e palco e ainda liberação de idade pelo Juizado de Menores (há proibição de circulação em feiras para até 16 anos);

- solicitação de policiamento preventivo e reorganização de trânsito no entorno do evento;

- aval do Ministério do Desenvolvimento, Indústria e Comércio para entrada temporária de maquinário estrangeiro (sem pagamento de impostos até sua venda ou devolução);

- sinalização de estacionamentos privados do entorno para não estabelecer vínculo com a feira.

Informação baseada no diálogo é a grande ferramenta do gestor de eventos, desde estabelecer contato prévio entre equipe de tradutores e palestrantes até organizar o funcionamento das centrais de congressistas ao meio-dia e no período noturno, nem que seja com redirecionamento telefônico. “Não é raro vermos estes espaços fechados na hora em que os futuros participantes mais precisam, ou estarem posicionados em rodoviárias e aeroportos para simplesmente não prestarem informação relevante alguma”, manifesta.

Com um conteúdo bem esquemático, o curso permite um panorama geral da organização da empreitada e dá dicas simples para evitar alguns pontos de conflito. Paulo Bruin deu ênfase ao planejamento das ações, à planificação das propostas para captação de recursos públicos e privados (fazendo divisões importantes) e à mostra de comprovação de resultados, com registro do plano de comunicação empregado e do processo financeiro.

FEVEREIRO – O curso “Gestão de Eventos” volta a ser ministrado em São Paulo/SP nos dias 16 e 17 de fevereiro de 2008, sendo complementado no dia 18 pelo curso de “Captação de Recursos para Eventos”. O consultor desenvolve atividades em todo o país e agendamentos podem ser feitos pelo info@paulobruin.com.br. Veja mais detalhes no site www.paulobruin.com.br e saiba do desconto especial para cadastrados do portal Mundo-RP.

Texto especial de cobertura do relações públicas Rodrigo Cogo (Conrerp RS/SC 1509), gerenciador do portal www.mundorp.com.br . Contato pelo rodrigo@mundorp.com.br