Parabenizo mais uma vez a iniciativa do Rodrigo Cogo em compartilhar os conhecimento adquiridos na série de cursos em que ele realiza em São Paulo. O Ser.RP estará sempre aberto a essas iniciativas. Boa leitura a todos.
Cerca de 20 profissionais de seis estados, representando centro de convenções, agências de eventos científicos e empresariais, grupo de teatro corporativo, assessoria de eventos sociais e festivos, estiveram reunidos, na metade deste fevereiro 2008 no Paulista Wall Street Hotel em São Paulo/SP, para treinamento com o consultor Paulo Celso de Bruin. O grupo demonstrou, pela própria diversidade, a amplitude de possibilidades de prestação de serviços na área e o interesse na qualificação e na busca de alternativas para captação de negócios para promotores e organizadores.
Um dos maiores cuidados sugeridos no curso está ligado ao início do processo: a apresentação de proposta e a contratação efetiva. Bruin, com experiência superior a 25 anos na atividade e sob ângulos diferentes do processo – proprietário de agência, integrante de diretorias de entidades e consultor de empresas -, sugere que a proposta para a promoção ou organização de um evento deva formalizar as indicações sintéticas do composto de serviços a serem prestados, requisitados pelo cliente ou oferecidos pela assessoria. Um formulário, com preenchimento a partir da primeira reunião de negociações e contendo dados da edição anterior da ação (caso tenha havido) e um briefing consistente, dão partida à normatização do trabalho, incluindo depois cronogramas, check-list de tarefas e responsabilidades, sempre buscando evitar lacunas que gerem constrangimentos posteriores. “Cuide para que o portfólio promocional por vezes entregue junto não sobreponha a proposta, porque nele se prevê todos os serviços possíveis e não exatamente os serviços contratados”, aponta. O estabelecimento de combinações exclusivamente orais ou subentendidas seriam já indícios de problemas futuros. Um dos pontos altos na área de organização de eventos, afora a multiplicidade de enfoques para atuação, está no percentual de renovação de contratos, sem depender de prospecção e garantindo a sustentabilidade da empresa. Dentro de um caminho de mútua confiança, cliente e organizador podem estabelecer calendários que são desenvolvidos o ano inteiro. Todavia, a recomendação é trabalhar com lastro mínimo de três meses, para custeio de despesas estruturais e funcionais, prevendo a inconstância do mercado e se preparando para imprevistos. “É positivo a definição de três a quatro nichos de mercado para buscar fixação de experiência e imagem, flexibilizando com o passar do tempo”, diz Bruin.
Mas o horizonte é definitivamente positivo: segundo estudo da Federação Brasileira de Conventions & Bureau (www.fbcv.com.br), há a realização de 320 mil eventos anuais no Brasil, confirmando um vasto mercado – ainda que 40% deles concentrados em São Paulo.
CONTRATO – A profissionalização tem acontecido e sido validada por alguns parâmetros, como a obrigatoriedade de registro no Ministério do Turismo pelo decreto 5406 instituído em 2005 (http://www.cadastur.turismo.gov.br/) e a aglutinação em entidades representativas, como a União Brasileira de Promotores de Feiras (http://www.ubrafe.com.br/), em ambos os casos significando uma chancela interessante para diferenciação da concorrência com suas numerações e permissão de uso de selos.
Concorre negativamente para o pleno estabelecimento dos organizadores nacionais três pontos: a falta de mão-de-obra especializada no gerenciamento de eventos, as dificuldades de delegação planejada (sobremaneira, segundo estimativa do ministrante, porque 70% das empresas na área sejam pequenas) e ainda a precariedade dos contratos. Neste sentido, ele não hesita: “o contrato é o balizamento fundamental do processo”.
No contrato estão estabelecidas as funções e limites de ação do prestador de serviço, resguardando todas as partes de falhas na estruturação da iniciativa. Um modelo básico, baseado na organização de um seminário com exposição paralela, foi fornecido dentro da apostila de 40 páginas com CD-Rom auxiliar e contempla um detalhamento do desenrolar do trabalho, da remuneração fixa e variável estabelecidas, a aplicação da receita dos eventos, o acompanhamento das contrapartidas para patrocinadores e mesmo o período pós-evento através de relatórios e o início do planejamento da edição seguinte.
Uma boa etapa da carga horária do curso foi centrada nos formatos de precificação de serviços. Dentro do entendimento de que gerenciador de eventos não é um contratador de terceiros, mas atua diretamente em uma série de itens – a começar pelo planejamento, formatação de projetos de busca de patrocínios privados e subvenções governamentais, Paulo Bruin aconselha a remuneração por parte fixa, derivada da fixação de percentual sobre total de despesas do evento e dentro de desembolso compatível com a entrada de receitas, e ainda uma parte variável, como participação sobre resultados de patrocínio comercializado, incluindo as próprias permutas obtidas que isentam algumas despesas previstas, ainda que diferenciando percentual dependendo da origem do contato (se viabilizado pelo cliente ou pela consultoria). O valor-hora de um consultor e de um fornecedor na área também foi alvo de explicações.
CRIAÇÃO – Para instigar a descoberta de oportunidades, a dinâmica da capacitação foi integrada por trabalho em grupo, buscando criar nome, denominação e objetivos de um evento fictício. De posse destes dados iniciais, o consultor indica o registro do projeto em cartório para fins de preservação da propriedade intelectual, o que também pode ser feito após oficialização do projeto junto à Biblioteca Nacional no Rio de Janeiro. Ao escolher o nome, deve-se registrar no INPI e também requisitar o domínio virtual. “São atitudes de resguardo da idéia, que é o grande capital do organizador”, explica.
Oportunidades para novos eventos surgem do acompanhamento de processos legislativos, como o caso de seminários de treinamento sobre o novo código de trânsito por meio de verba de divulgação já existente em estatais. Outras fontes são as pesquisas e debates fomentados pelas universidades, prevendo tendências futuras; o cruzamento dos calendários de eventos com os cadastros de setores feito pelo IBGE e pontos de referência como publicações especializadas, diários oficiais, boletins de entidades, jornais de bairro, indicadores econômicos, afora mais de 40 outras possibilidades apontadas.
MARÇO – A agenda de Paulo Bruin segue oferecendo oportunidades de reciclagem. Em março, nos dias 29 e 30 acontece o curso “Gestão de Eventos - Planejamento & Organização” e no dia 31 é a vez de “Captação de Negócios para Empresas de Eventos - Promotoras & Organizadoras”, todos em São Paulo. Agendamentos para outros pontos do país são feitos pelo paulo@paulobruin.com.br . Veja mais detalhes no site www.paulobruin.com.br e saiba do desconto especial para cadastrados do portal Mundo-RP.
RP Rodrigo Cogo – Conrerp RS/SC 1509
Gerenciador do portal Mundo das Relações Públicas (http://www.mundorp.com.br/)
Postado por Juliano Melo.
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