Mercado de eventos exige profissionalização


Já se sabe que o amadorismo não cabe mais em nenhum setor de negócio, diante de tanta competitividade local e possibilidade de comparação e benchmarking globalizado. Mas no caso do setor de planejamento, organização e realização de eventos, a situação é ainda mais drástica. Foi essa a sensação que permaneceu entre os participantes do primeiro curso de 2008 da agenda do consultor Paulo Celso de Bruin, ocorrido no Paulista Wall Street Hotel em São Paulo/SP na última quinzena de janeiro. Foram 24 participantes de seis estados durante um final de semana de intenso treinamento, evidenciando a troca de informações. Independente da experiência prévia de cada um, a convicção geral obtida no curso “Gestão de Eventos” é que o segmento exige alto profissionalismo, numa atenção extrema a uma série de detalhes – afora as exigências, tanto do público quanto dos contratantes, por idéias geniais e diferenciadoras a todo instante. Profissionais de Relações Públicas e de Turismo saem na frente nesta corrida, mas também não prescindem de muitos cuidados.

A apostila de 141 páginas e o CD-Rom auxiliar entregues mostram o detalhamento técnico exigido para uma boa atuação. Logo na abertura, Bruin dá o tom da competição: segundo o Anuário Brasileiro das Promotoras e Organizadoras de Eventos em fase de produção por sua consultoria, existe 6 mil empresas na área, responsáveis por 319 mil eventos/ano no Brasil. Claro que o conceito da palavra é amplo: do latim “eventu”, adota o sentido de “acontecimento”, iniciativa que tenha o objetivo de reunir pessoas para finalidades diversas, como comemorações, festividades, troca de conhecimento, intercâmbio cultural – o que demonstra também a amplitude de possibilidades de trabalho e das chances de especialização. O curso enfoca com maior ênfase o mercado de feiras e congressos técnicos, ainda que se possa aplicar as ferramentas em outros nichos da área.

CONTRATO – Uma das grandes deficiências no ramo é centrar as tratativas no campo verbal, sem oficialização impressa de atribuições, prazos e valores. Os documentos, seja da agência organizadora para com o contratante, seja também para o negócio com inúmeros fornecedores intervenientes no processo, contêm uma estrutura básica – identificação das partes, objeto, pagamentos e parcelas, obrigações da contratante e da contratada, cláusulas de multa e rescisão, foro, assinaturas e testemunhas em cartório. “Não existe prestação de serviço sem contrato”, sentencia o ministrante, sem temer que a burocratização possa afastar clientes. Afinal, não é o momento da informalidade, sendo que sugere a abertura de conta bancária específica para trâmite dos recursos captados, contribuindo para a confiabilidade do relatório final.

Uma segunda etapa reside no estabelecimento de cronograma de tarefas com prazos e responsabilidades, em tabela onde conste a data final de entrega ou finalização de cada parte, com pequenas folgas para imprevistos, incluindo a marcação de reuniões entre promotor e contratante para evitar dispersão futura ou constantes chamadas que tumultuam o trabalho de campo. Aprovada a planilha, um desmembramento pode ser feito, onde minúcias são bem-vindas para não escapar nenhuma necessidade operacional.

Na orçamentação, Paulo indica a tomada de preço com três fornecedores, sendo que a apresentação ao cliente acontece com valores retirados da média dos retornos obtidos. Com as alterações econômicas em geral, ou diante da possibilidade de fechamento de convênios e permutas posteriores, este procedimento permite flexibilidade na contratação futura de cada fornecedor.

Para atividades de repasse de conhecimento, seja na forma de seminários, congressos, painéis – cuja diferença terminológica ele sugere saber e aplicar, ao contrário do que se vê hoje no mercado (o portal Mundo-RP tem seção específica com os conceitos de cada tipo de evento) – a montagem do programa temático é o ponto principal. Ele indica previsão de atividades diferenciadas e simultâneas para motivação dos participantes e mesmo aumento de inscrições e da capacidade de absorção de pessoas, sempre lembrando de constar aviso de possibilidade de alteração de palestrantes a qualquer tempo e sem aviso prévio, dadas as normativas do Código de Defesa do Consumidor. “O programa de atividades do evento é o item mais estimulador, é o input inicial fundamental e merece atenção”, destaca. E complementa: “cases não podem faltar”.

PESQUISA – A observação atenta das necessidades do público-alvo do evento é condição para seu sucesso. Então, o treinamento partiu para a abordagem da relevância das pesquisas para várias determinações cruciais na aceitação futura do empreendimento: através de levantamentos mercadológicos via pesquisas quantitativas e qualitativas, incluindo ainda fontes como jornais e revistas gerais e específicas do segmento em questão. Diretrizes como cidade, local, temário, ministrantes, atrações extras, formato de atividades e sua duração e forma provável de deslocamento são obtidas com um questionário, cujos resultados permitem consultar órgãos locais, regionais e estaduais sobre calendário de outros eventos concorrentes, fazer pré-bloqueio de hotéis e sugerir estrutura da temática básica. O nível de retorno da sondagem pode ser melhorado mediante a oferta de alguma vantagem, como desconto ou preferência na inscrição posterior para os respondentes. Em ações de maior longevidade, pesquisas pós-evento do ano anterior também devem ser consideradas.

O conjunto de dados obtido com as pesquisas gera projetos específicos de apresentação institucional da empreitada e de sua captação de recursos junto a empresas e órgãos financiadores. O projeto de venda deve ser curto: o que é o evento, quem promove e quem organiza com pequeno histórico, perfil do público a ser atingido, esboço das peças gráficas com tiragens e características, valor e forma de pagamento proporcional ao retorno promocional ofertado. Este documento deve ser entregue pessoalmente – o instrutor condena o envio indiscriminado por email ou correios – e se possível apresentado em tempo não superior a 40 minutos.

EXPOSIÇÕES - As exposições constituem uma força extra ao evento técnico, e muitas vezes salvam o financeiramente, mais ainda quando podem transformar-se em feiras – o que demora em média de 3 a 5 anos -, abertas à visitação externa e com comercialização nos stands. Todavia, este formato de evento requer um outro rol de tarefas que mereceram atenção do ministrante. Em resumo e como exemplo, seriam:

- paralelamente à marcação de piso dos stands, abertura de uma Sala de Segurança, do Centro de Atendimento ao Expositor e da enfermaria com UTI móvel;

- encaminhamento para fiscalizações diversas, com ou sem pagamento de taxas, como ART recolhida pelo CREA, certificados expedido pela ANVISA para praças de alimentação e pela Polícia Federal para empresas de vigilância, além de alvará do Corpo de Bombeiros, laudo de arquibancadas e palco e ainda liberação de idade pelo Juizado de Menores (há proibição de circulação em feiras para até 16 anos);
- solicitação de policiamento preventivo e reorganização de trânsito no entorno do evento;

- aval do Ministério do Desenvolvimento, Indústria e Comércio para entrada temporária de maquinário estrangeiro (sem pagamento de impostos até sua venda ou devolução);

- sinalização de estacionamentos privados do entorno para não estabelecer vínculo com a feira.

Informação baseada no diálogo é a grande ferramenta do gestor de eventos, desde estabelecer contato prévio entre equipe de tradutores e palestrantes até organizar o funcionamento das centrais de congressistas ao meio-dia e no período noturno, nem que seja com redirecionamento telefônico. “Não é raro vermos estes espaços fechados na hora em que os futuros participantes mais precisam, ou estarem posicionados em rodoviárias e aeroportos para simplesmente não prestarem informação relevante alguma”, manifesta.

Com um conteúdo bem esquemático, o curso permite um panorama geral da organização da empreitada e dá dicas simples para evitar alguns pontos de conflito. Paulo Bruin deu ênfase ao planejamento das ações, à planificação das propostas para captação de recursos públicos e privados (fazendo divisões importantes) e à mostra de comprovação de resultados, com registro do plano de comunicação empregado e do processo financeiro.

FEVEREIRO – O curso “Gestão de Eventos” volta a ser ministrado em São Paulo/SP nos dias 16 e 17 de fevereiro de 2008, sendo complementado no dia 18 pelo curso de “Captação de Recursos para Eventos”. O consultor desenvolve atividades em todo o país e agendamentos podem ser feitos pelo info@paulobruin.com.br. Veja mais detalhes no site www.paulobruin.com.br e saiba do desconto especial para cadastrados do portal Mundo-RP.


Texto especial de cobertura do relações públicas Rodrigo Cogo (Conrerp RS/SC 1509), gerenciador do portal www.mundorp.com.br . Contato pelo rodrigo@mundorp.com.br

This entry was posted on terça-feira, 29 de janeiro de 2008. You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0. You can leave a response.